Einleitung

Über das Terminbuchungsportal gebuchte Termine werden automatisch im BASIS Kalender eingetragen. Alle angelegten aktiven Kalender sind dort in der Kategorie Terminbuchungsportal unter ihrem internen Namen sichtbar und können ausgewählt werden.

Auf den Kalendern werden die definierten Geschäftszeiten als farbige Balken mit der internen Bezeichnung (z.B. Einstellungsuntersuchung) dargestellt.

Der Körper (unterer Teil) des Termineintrags hat stets die Farbe des Terminprofils (z. B. grün für eine Untersuchung).

• Termine, die über das Buchungsportal erstellt wurden, haben zur Wiedererkennung stets eine weiße Kopfzeile.

Darin steht das Anliegen, also entweder der Name der fälligen Untersuchung(en) oder der Name des Wahltermins.

• Der Körper (unterer Teil) des Termineintrags hat stets die Farbe des Terminprofils (z. B. grün für eine Untersuchung).

Darin steht die Identifikation des Beschäftigten. Sofern der Buchung mindestens ein Anhang

hinzugefügt wurde, wird dies ebenfalls hier angezeigt.

•  Wie bei anderen Terminen im BASIS Kalender auch, können Details eines Termins mit Hilfe der rechten Maustaste und sich dem dann zeigenden Kontextmenü eingesehen werden.
• Termine lassen sich im BASIS Kalender wie gewohnt verschieben oder löschen. Über die ausgeführte Aktion wird der Beschäftigte per E-Mail informiert. Dazu ist es erforderlich, dass für den eingeloggten Benutzer ein gültiges E-Mail-Konto angelegt wurde oder ein generelles Konto existiert.

Die hierbei verwendeten E-Mailtexte Änderung und Absage (entspricht: Stornierung) erstellen Sie im Voreinstellungen | E-Mail. Diese weisen Sie den unterschiedlichen Terminprofilen zu. Beispiel: Theo Mustermeyer bucht einen Termin am Mittwoch für eine Untersuchung per MRT. Am Dienstag müssen Sie leider feststellen, dass Ihr MRT defekt ist und die Reparatur erst am Donnerstag möglich sein wird. Sie müssen Hr. Mustermeyer folglich absagen und löschen seinen Termin. Theo Mustermeyer wird über diese Löschung per E-Mail informiert.

Anlegen von Terminen

Das Anlegen neuer Termine in einem Kalender erfolgt ähnlich wie bei den Benutzerkalendern. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Legen Sie mit [+] oberhalb der Terminablage im BASIS Kalender einen neuen Beschäftigtentermin an. Sie wählen hier den Namen des Beschäftigten aus. Der Termin erscheint in der Terminablage.

2. Ziehen Sie den Eintrag aus der Terminablage via Drag & Drop an den Termin auf dem gewünschten Kalender. Handelt es sich um einen Kalender des Terminbuchungsportals, erfolgt eine Abfrage, um welches Terminprofil, d.h. welche Art von Termin es sich handelt. Hier erscheint der Katalog der definierten Terminprofile. Die Dauer des gewählten Terminprofils wird automatisch als Dauer des Termins verwendet.

•  In diesem Beispiel einer Impfung sind dies 10 min. Der Termin erscheint nun in folgender Form:

• Ø Der Beschäftigte erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail, sofern eine E-Mail-Adresse für ihn existiert.

Sofern sich dieser manuell eingestellte Termin mit dem Dienstleistungsangebot für Impfung überschneidet, wird dies im Buchungsportal in der Rolle Beschäftigter nicht mehr angezeigt und in der Rolle Vorgesetzter bzw. Personalsachbearbeiter als belegt und damit nicht mehr buchbar angezeigt.

Anlegen von Freiterminen

Zeitlich befristete Freie Einträge

Sie können in einen Kalender auch Freie Einträge vornehmen. Hierbei kann es sich um Einzeltermine, aber auch Serientermine handeln. Verwenden Sie diese Möglichkeit, um einmalige

oder regelmäßig wiederkehrende Sperrzeiten festzulegen.

Freie Einträge haben zur Konsequenz, dass jede Art von Dienstleitung nicht mehr im Buchungsportal gebucht werden kann, die in diesem Zeitraum üblicherweise angeboten werden.

• In diesem Beispiel bleibt die Praxis zwischen 07:30 und 08:00 Uhr geschlossen. In diesem Zeitraum ist keine Buchung möglich.

Ganz- oder mehrtägige Freie Einträge

Sie können in einem Kalender auch ganz- oder mehrtägige Freie Einträge vornehmen. Hierbei kann es sich wiederum um Einzel-, aber auch Serientermine handeln. Diese Einträge erscheinen oberhalb der etwas breiteren horizontalen Linie im Kalender und haben keine Konsequenz auf die angebotenen Termine im Buchungsportal.

• In diesem Beispiel wurde vermerkt, dass Dr. Meyer nicht anwesend ist. Dies ist lediglich als Information für andere Benutzer zu verstehen, um beispielsweise keine Termine für ihn anzunehmen.

Verschieben von Terminen

Termine, die Beschäftigten zugeordnet sind und die bereits in einem Benutzerkalender eingetragen sind, können mit Drag & Drop in einen Kalender überführt werden. Dabei erfolgt zunächst die Aufforderung zur Zuordnung des Termins zu einem Terminprofil. Im Anschluss erfolgt auch hier der Versand einer Einladungs-E-Mail. 

Terminbuchungsportaltermin zuordnen

Es besteht die Möglichkeit, Termine auf Kalendern einem Benutzerkalender zuzuordnen. Dies erfolgt über die Funktion Benutzer zuordnen im Kontextmenü des Termins.

Nach dem Klicken auf die Funktion öffnet sich ein Auswahldialog, in dem ein Benutzerkalender auszuwählen ist. Nach Bestätigung wird ein Termin im gewählten Benutzerkalender erstellt, der auf den Termin im Terminbuchungsportal referenziert. Der Termin verbleibt ebenfalls im Terminbuchungsportal. Dadurch wird sichergestellt, dass eine weitere Buchung über das Buchungsportal nicht möglich ist. Ein bereits zugeordneter Termin wird im Kalender mit *** gekennzeichnet.

Beide Termine bleiben solange miteinander verbunden, bis sie wieder getrennt werden. Dies erfolgt ebenfalls über das Kontextmenü mittels Benutzerzuordnung entfernen.

Bei Änderung oder Stornierung eines Termins werden stets beide Termine parallel bearbeitet und der Beschäftigte über die Aktion informiert (Änderungs- oder Stornierungs-Mail). Hierbei ist es unerheblich, ob der Termin auf dem Terminbuchungsportal oder dem Benutzerkalender geändert oder gelöscht wird.

Hinweis:

In der Listendarstellung des BASIS Kalenders und in der Terminübersicht der Beschäftigtenkartei wird ein solcher Termin wie folgt dargestellt:
 

Als Benutzer werden in diesem Fall also der Name des Terminbuchungsportals mit Alias benannt.