Die Anzeigen und Möglichkeiten für die Benutzergruppen im Buchungsportal resultieren aus Ihren Einstellungen im Modul in BASIS.

Benutzergruppen

Das Ergebnis der Einstellungen im Modul stellt sich auf der Webseite für die Benutzergruppen unterschiedlich dar.

Lizenz: Terminbuchungsportal Beschäftigte 
Rolle: Buchung durch Beschäftigte 
Standardansicht

Alternative Darstellung

Lizenz: Terminbuchungsportal HR

Rolle: Buchung / Registrierung durch Personalabteilung für (externe) Dritte und sich selbst.

Lizenz: Terminbuchungsportal Vorgesetzte / Teamleiter
Rolle: Buchung durch Vorgesetzte. Buchung für sich selbst und dessen Teammitglieder gemäß BASIS Vorgesetzten-Attribut.

Registrierung, Login und Administration

Bevor die Benutzergruppen sich in Ihren Terminbuchungsportal einloggen und Buchungen vornehmen können, müssen Sie zunächst die Adresse Ihres Portals (z. B. https://Terminkalender.de) publizieren.

Beschäftigte

Standard-Login

• Die E-Mailadresse des Beschäftigten ist in BASIS hinterlegt.
• Er ist bereits für das Terminbuchungsportal registriert und verfügt somit über ein Passwort.

1. E-Mailadresse eingeben
2. Passwort eingeben

• Klicken auf [Anmelden], alternativ Drücken der <Enter-Taste>.

Passwort anfordern

• Die E-Mailadresse des Beschäftigten ist in BASIS hinterlegt.
• Er hat noch kein Passwort oder hat dieses vergessen.

1. Klicken auf Passwort anfordern. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

1. Eintragen der E-Mail-Adresse in das Eingabefeld und Klicken auf [Absenden].
   E-Mail mit einem Link wird zugestellt, über den ein neues Passwort vergeben werden kann.

• Im Anschluss gleiches Verfahren wie beim Standard-Login.

Neu registrieren

• Für den Beschäftigten ist keine E-Mailadresse in BASIS hinterlegt.
• Er ist nicht für das Terminbuchungsportal registriert und verfügt somit nicht über ein Passwort.

1. Klicken auf Neu Registrieren?. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

1. Ausfüllen des Formulars (mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder).
2. Klicken auf [Registrieren].
   Dabei entsteht ggf. eine Dublette in BASIS, die dort zusammengeführt werden muss. Die eingegebene E-Mailadresse wird in der Beschäftigtenakte | Person | Reiter: Kommunikation unter E-Mail Beruf eingetragen.

• Im Anschluss gleiches Verfahren wie beim Standard-Login.

Personalsachbearbeiter (HR)

Die Vorgänge Standard und Passwort anfordern verlaufen identisch zum Login für den Beschäftigten.

Sofern der Personalsachbearbeiter auch als Beschäftigter angelegt ist, wird das vergebene Passwort auf diese Rolle übertragen. Der Personalsachbearbeiter kann damit beide Rollen wahrnehmen.

Die Registrierung eines Personalsachbearbeiters für das Terminbuchungsportal erfolgt in BASIS. 

Der Sachbearbeiter ist dafür als Benutzer einzurichten. (Allerdings ohne jegliche Berechtigungen)

1. Öffnen Sie die Voreinstellungen | Rollen und Rechte | Benutzerkonten.
2. Erstellen Sie ein neues Benutzerkonto durch Klicken auf [+] oberhalb der Liste.
3. Im Reiter: Kalender | Erweitert tragen Sie eine E-Mailadresse ein und vergeben ein Passwort.

• Übermitteln Sie anschließend die Login-Daten an den Personalsachbearbeiter.

Aus dem Benutzerkonto haben Sie zudem folgende weiteren Differenzierungsmöglichkeiten:

1. Sofern der Personalsachbearbeiter für Dritte Buchungen durchführt, wird eine Einladungs-E-Mail an diese Person gesendet. Mit E-Mail in CC an: kann festgelegt werden, wer darüber hinaus ebenfalls eine Einladung erhalten soll.
2. Legen Sie fest, welche Terminprofile (Dienstleitungen) auf welche der angelegten und aktiven Kalender gebucht werden dürfen.
3. Weisen Sie bei Bedarf zu, welche Firmen von der Person betreut werden. Ob bereits mindestens eine Firma ausgewählt ist, erkennen Sie an der grünen Schrift des Buttons [Zuordnen].

Eine Zuweisung hat zur Konsequenz, dass bereits in der BASIS Datenbank enthaltene Personalstammdaten nach Eingabe einer E-Mail-Adresse geladen werden, wenn die Person dieser Firma bzw. einer dieser Firmen angehört (Auto-Vervollständigung). Verwendung findet hier der Einsatzbetrieb. Ohne diese Zuweisung erfolgt keine Auto-Vervollständigung.

1. Klicken Sie auf [Zuordnen]. Es öffnet sich folgendes Fenster, über das Sie die Beschränkungen vornehmen.

2. Markieren Sie eine Firma als Ganzes (Einheit der obersten Ebene) oder eine Abteilung
   (Untereinheit) einer Firma und klicken Sie auf die Pfeiltaste.

• Die Firma bzw. die Abteilung erscheint rechts in der Auswahlliste.

Analog verfahren Sie, wenn Sie eine Firma aus der Auswahl wieder entfernen möchten.

• Markieren Sie die Firma in der Auswahlliste und klicken Sie anschließend auf den umgekehrten Pfeil.

4. Ohne Aktivierung des Kontrollkästchens Buchungen Dritter als "Belegt" darstellen erreicht man, dass im Buchungsportal ausschließlich in den eigenen Buchungen der Name des Beschäftigten angezeigt wird und alle anderen Termine als Belegt gekennzeichnet sind. Mit Aktivierung dieses Kontrollkästchens erreicht man, dass die „Identifikation“ aller Beschäftigten erscheint, die zum Kreis der zugeordneten Firmen zählen.

Vorgesetzte

Die Vorgänge Standard und Passwort anfordern verlaufen identisch zum Login für den Beschäftigten.

Die Registrierung eines Vorgesetzten für den Webkalender erfolgt in BASIS.

1. Tragen Sie die E-Mailadresse des Vorgesetzten, analog zum Beschäftigten, in BASIS in der Beschäftigtenakte | Person | Reiter: Kommunikation unter E-Mail Beruf ein.

1. Wer der Vorgesetzte eines Beschäftigten ist, legen Sie in der Beschäftigtenakte | Person | Reiter: Kommunikation unter Vorgesetzter fest.

Benutzeroberfläche

Begrüßungsseite

Nach erfolgreichem Login gelangt jeder Nutzer zunächst zur Begrüßungsseite. Hier werden alle im BASIS Modul angelegten, aktiven Kalender angezeigt.

Fallbeispiel: Der Kalender mit dem Namen Dr. Brinkmann befindet sich in der Mitte.

• Der Begrüßungstext (A) kann von Ihnen individuell bestimmt werden, gleiches gilt für das Logo (B), das Bild (C) im Hintergrund und das grundsätzliche Farbschema. Wenden Sie sich dafür an den Medisoft-Support.
• Neben dem linken und rechten Kalendersymbol (im Beispiel Foto der Ärzte) erscheint jeweils ein Pfeil (1), mit dem man in der Auswahl blättern kann.
• Mittels der Flaggen (D) können Spracheinstellungen vorgenommen werden. Zur Auswahl stehen: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Durch Konfigurationseinstellungen können nicht erwünschte Sprachen ausgeblendet werden. Die Standardsprache ist Deutsch.

• Zur Buchung gelangt man durch Klicken auf [Weiter] unterhalb des gewünschten Kalenders, alternativ durch Klicken auf das von Ihnen hinterlegte Symbol.

Beschäftigte

Standardansicht

Der Beschäftigte sieht oben in der /den ersten Zeile / Zeilen der Anlass-Spalte des Terminbuchungsportals seine fälligen Untersuchungen (A) (sofern vorhanden). In den Folgezeilen werden die von Ihnen angebotenen Leistungen als Wahltermine angezeigt.

Fallbeispiel: Unter (A) erscheint die fällige Untersuchung (Feuchtarbeit > 4 Std.) des Beschäftigten. Darunter werden ihm die Wahltermine zu den Termintypen (Blutabnahme, Impfung etc.) angezeigt, die vorab im BASIS Modul definiert wurden.

• Der Beschäftigte kann aus der Ansicht heraus zwischen verschiedenen Kalendern (1) wechseln. Durch Klicken auf den Pfeil öffnet sich eine Dropdownliste mit den verfügbaren Kalendern.

Beispiel: Ein Arzt bietet die gewünschte Dienstleistung nicht an oder ein Wunschtermin steht nicht zur Verfügung. Der Beschäftigte kann so überprüfen, ob die Dienstleistung durch einen anderen Kalender (Arzt) abgedeckt werden kann.

• Die Pfeilbuttons (2) dienen der zeitlichen Navigation und lassen den Beschäftigten im Kalender wochenweise blättern.
  Durch Klicken auf [+4W] springt er direkt vier Wochen vor. Mit Klicken auf [Heute] springt der Kalender zum aktuellen Datum.
• Mit Klicken auf [Mehr] (3) werden weitere mögliche Buchungszeiten für die betreffende Dienstleistung an diesem Tag angezeigt.

Alternative Ansicht

Sofern fällige Impfungen und/oder fällige Untersuchungen anstehen, werden diese im Abschnitt Vorsorgen dargestellt. Darunter folgen sonstige Dienstleistungen alphabetisch sortiert.

1. Zunächst wählt der Beschäftigte die gewünschte Dienstleistung. Daraufhin erscheinen in einer Monatsansicht die Tage, an denen die gewählte Dienstleistung noch gebucht werden kann. Sofern im aktuellen Monat kein freier Termin zur Verfügung steht, wird automatisch der nächste Monat ausgewählt.
2. Jetzt bestimmt der Beschäftigte den gewünschten Tag. Daraufhin werden die freien Termine an diesem Tag dargestellt.

• Mit der Auswahl eines freien Termins nimmt der Beschäftigte die Buchung vor.

Fällige Untersuchungen / Impfungen

Beschäftigtenakte

Welche fälligen Untersuchungen dem Beschäftigten im Terminbuchungsportal angezeigt werden, ist in seiner Beschäftigtenmaske | Untersuchungen | Reiter: Fällige Untersuchungen ersichtlich.

Suchprofil

Welcher Zeitraum für die Ermittlung der fälligen Untersuchungen /Impfungen zugrunde gelegt wird, bestimmen Sie in den Kalenderspezifischen Einstellungen | Suchprofile.

Dort ist auch das zugeordnete Terminprofil zu erkennen.
Beispiel: Untersuchungen werden wöchentlich montags, dienstags, donnerstags und freitags von 09:30 – 12:30 Uhr angeboten.

Dementsprechend erscheint im Terminbuchungsportal als fällige Untersuchung:

Wahltermine

Unterhalb der fälligen Untersuchungen erscheinen alle Wahltermine, die Sie vorab definiert haben.

Beispiel: Im oben dargestellten Portal sind dies: Blutabnahme, Impfung, Sprechstunde und Untersuchung.

Buchung

Nachdem der Beschäftigte sich für einen Termin entschieden und diesen angeklickt hat, erscheint folgendes Dialogfenster:

1. Einige Felder sind durch die getroffene Auswahl im Kalender bereits vordefiniert und nicht editierbar: Name des Beschäftigten, Buchungsdatum, Uhrzeit des gebuchten Termins, Terminprofil (in diesem Beispiel Impfung)
2. Wenn die SMS-Erinnerung im Terminprofil aktiviert ist, wird die Option auch auf der Weboberfläche angeboten. Der Beschäftigte kann entscheiden, ob er eine Erinnerung erhalten möchte und an welche Nummer diese gesendet wird.
3. Durch Konfigurationseinstellungen kann die Möglichkeit geschaffen werden, dass der Beschäftigte Bemerkungen hinzufügen kann, z. B. Hinweise auf Allergien oder darauf, dass Familienmitglieder zur Impfung mitgebracht werden.
4. Durch Konfigurationseinstellungen kann die Möglichkeit geschaffen werden, dass der Beschäftigte einer Buchung einen Anhang oder mehrere Anhänge hinzufügen kann. Die maximale Anzahl hinzufügbarer Dateien, dessen Typ sowie Maximalgröße können ebenfalls festgelegt werden. Versehentlich hinzugefügte Dokumente können vor der Buchung wieder entfernt werden.

• Mit Klicken auf [Bestätigen] nimmt der Beschäftigte seine Buchung vor.
  Er erhält anschließend eine Bestätigungsmail mit dem von Ihnen erstellten Einladungstext (vgl. E-Mailtexte 21).
  Wurde der Termin in der Zwischenzeit bereits von jemand anderem gebucht, erhält der Beschäftigte die Meldung "leider schon belegt".

Buchungszyklus

Den Buchungszyklus definieren Sie in den Terminprofilen 26.

Beispiel: Ein Beschäftigter möchte gerne für den kommenden Tag einen Untersuchungstermin buchen. Er wählt den Termin um 10:30 Uhr aus. Der Buchungszyklus beträgt für Untersuchungen 1

Tag. Beim Versuch einen weiteren Untersuchungstermin am selben Tag zu buchen, erscheint die abgebildete Meldung. Der Beschäftigte kann folglich am selben Tag keinen weiteren Termin für die gleiche Untersuchung blocken. Beträgt der Buchungszyklus z. B. 5 Tage, kann der Beschäftigte vom Tag des ersten gebuchten Termins an keine weiteren Termine innerhalb der nächsten oder vorherigen 5 Tage buchen.

Personalsachbearbeiter (HR)

Da der Personalsachbearbeiter selbst auch Beschäftigter ist (dazu muss er in BASIS als solcher existieren), kann er zwischen den beiden Rollen wechseln. Damit ist es möglich, dass er für sich selbst oder in seiner Rolle als Personalsachbearbeiter Termine für Dritte bucht. Nach dem Login und der Auswahl des gewünschten Kalenders hat ein solcher Benutzer anfänglich die Rolle Personalsachbearbeiter.

• Zum Wechseln der Rollen klicken Sie auf [Rolle wechseln] (1).

In seiner Rolle als Personalsachbearbeiter werden nur zugelassene Terminprofile angezeigt.

Welche Terminprofile durch einen Personalsachbearbeiter gebucht werden können, definieren Sie in den Benutzerkonten | Karteireiter: Erweitert. Legen Sie fest, ob er für alle Terminprofile berechtigt ist oder ob seine Rechte auf bestimmte Terminprofile beschränkt sein sollen.

Beschränkung auf Terminprofile

1. Klicken Sie auf [+] oberhalb der Liste. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

1. Wählen Sie in der Auswahlliste die Terminprofile, welche dem Sachbearbeiter zugewiesen werden sollen.
2. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Auswahl zu bestätigen.

• Das Terminprofil wurde der Liste der zugelassenen Terminprofile hinzugefügt.
• Um ein Terminprofil aus der Liste zu entfernen, markieren Sie dieses und klicken anschließend auf [-].

Beschränkung auf Terminbuchungsportale

1. Klicken Sie auf [+] oberhalb der Liste. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

1. Wählen Sie in der Auswahlliste die Kalender, welche dem Sachbearbeiter zugewiesen werden sollen.
2. Klicken Sie auf [OK] oder bestätigen Sie mit der <Enter-Taste>.

• Der Kalender wurde der Liste der zugelassenen Kalender hinzugefügt.
• Um einen Kalender aus der Liste zu entfernen, markieren Sie dieses und klicken anschließend auf [-].

Buchung

Die Buchung im Kalender erfolgt mittels Drag & Drop, d. h.:

1. Auswahl einer Dienstleistung mit der Maus und Halten der Maustaste.
2. Ziehen der Dienstleistung auf einen freien Terminbereich mit der gleichen Farbe und Loslassen der Maustaste.

• Das Terminbuchungsportal berücksichtigt automatisch die angegebene Dauer des Termins.

In der Regel bucht der Personalsachbearbeiter einen Termin für Dritte. Als Dritte gelten solche Personen, die noch nicht als Beschäftigte in BASIS angelegt wurden oder keinen Zugang zum Terminbuchungsportal haben.

Sofern der Beschäftigte noch nicht in BASIS angelegt ist, werden dessen Stammdaten beim Buchungsprozess erfasst und an BASIS transferiert. Dies erleichtert den BASIS Benutzern die spätere Pflege der Personalstammdaten.

• Die Informationen aus der Buchung werden in die Beschäftigtenakte übertragen.

Vorgesetzte

Beim Vorgesetzten werden die Wahltermine oben angezeigt, darunter seine eigenen fälligen Untersuchungen (sofern vorhanden), danach folgen die fälligen Untersuchungen seiner Mitarbeiter (sofern vorhanden).

Buchung

Die Buchung erfolgt mittels Drag & Drop. Bei der Auswahl der Untersuchung werden automatisch nur die in Frage kommenden Terminbereiche angezeigt.

Wahltermin

• für Vorgesetzten, E-Mailadresse: info@medisoft.de

E-Mailtext (Beispiel)

Fällige Untersuchung

• für Vorgesetzten, E-Mailadresse: info@medisoft.de

E-Mailtext (Beispiel)

Fällige Untersuchung

• eines Mitarbeiters, E-Mailadresse: szoboszlai@medisoft.de

E-Mailtext (Beispiel)