Modul in BASIS

Sie gelangen zum Modul über die Voreinstellungen | Module | Terminbuchungsportal. Alternativ legen Sie sich die Funktion Terminbuchungsportal auf Ihren Desktop oder in Ihre Toolbar.

Im Reiter Vorlagen definieren Sie Ihren Dienstleistungskatalog. Die Dienstleitungen werden mit Terminprofil benannt.

Im Reiter Kalender und Termintypen definieren Sie die im Buchungsportal angezeigten Kalender und die darauf angebotenen Dienstleistungen.

Zu den ebenfalls benötigten E-Mail-Bausteinen gelangen Sie über die Voreinstellungen | Ausgaben | E-Mail. Im Reiter E-Mail Vorlagen definieren Sie die E-Mail-Bausteine.

Im Reiter Konten erfolgen die Einstellungen zum Mailserver.

Voreinstellungen

Das BASIS Terminbuchungsportal wird auf einem Webserver gehostet. Um die Kommunikation zwischen Terminbuchungsportal und dem BASIS Server zu ermöglichen, bedarf es einer Aktivierung in den Voreinstellungen.

1. Öffnen Sie die Funktion Voreinstellungen | System | Sicherheit.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Webservice / REST.
   
3. Dort aktivieren Sie oberhalb der Tabelle das Kontrollkästchen Web-Services.
4. In der Tabelle wählen Sie unter Methode den Eintrag Terminbuchungsportal. Setzen Sie den Eintrag auf Aktiv und in der Spalte die Gültigkeit auf Alle. Aktivieren Sie zuletzt das Kontrollkästchen in der Spalte Protokoll.

• BASIS kann jetzt mit dem Webserver kommunizieren.

Nach eingespielter Lizenz können Sie die Funktionen zur Definition des Kalenders / der Kalender verwenden.

Benutzergruppe: Terminbuchungsportal

Die Einstellungsmöglichkeiten des Moduls Terminbuchungsportal finden Sie über die Funktion

Voreinstellungen | Module | Terminbuchungsportal

Notwendige Voraussetzung für den Zugriff auf das Modul ist, neben einer vorhandenen Lizenz, die Berechtigung auf die Voreinstellungen zugreifen zu dürfen. Dies ist klassisch gegeben, wenn der Benutzer Vollzugriff auf das BASIS System hat.

Alternativ kann sich der Benutzer auch die Funktion Terminbuchungsportal aus dem Funktionskatalog auf den Desktop oder in die Toolbar legen.

Kalenderspezifische Einstellungen

Sie können einen oder mehrere Kalender anlegen. Die Erstellung mehrerer, thematisch gruppierter Kalender führt zu einer besseren Übersichtlichkeit für Ihre Kunden.

Beispiele: Je ein Kalender pro Arzt, pro Standort, etc.

Anlegen und löschen

In der Auswahlliste Kalender sind alle bereits existierenden aktiven und passiven Kalender aufgeführt.

Kalender anlegen

1. Klicken Sie auf oberhalb der Auswahlliste, um einen neuen Kalender zu erstellen.
2. Es erscheint folgendes Dialogfenster, über das Sie den Kalender benennen.
   
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf [Anlegen], alternativ über die <Enter-Taste>.

• Ihr Kalender erscheint am Ende der Liste aller vorhandenen Kalender.

Kalender kopieren

Kalender löschen

1. Wählen Sie einen Kalender aus der Liste aus.
2. Mit Klicken auf löschen Sie den gewählten Kalender. Dies führt ebenfalls zur Löschung aller diesem Kalender zugeordneten Termintypen. Alle bereits auf den zugeordneten Termintypen gebuchten Termine bleiben aber erhalten. Da dieser Vorgang irreversibel ist, erfolgt vorab eine Sicherheitsabfrage:
   
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf [Ja].

• Der Kalender wurde aus der Auswahlliste entfernt.

Reihenfolge ändern

Im Terminbuchungsportal werden die verschiedenen Kalender stets in der Reihenfolge entsprechend der Auswahlliste Kalender im Modul abgebildet.

Beispiel: Für die hier abgebildete Liste hieße das:

Testkalender, Dr. Brinkmann, Impfdoktor, usw.

Sie haben die Möglichkeit, die Reihenfolge per Drag & Drop zu ändern.

1. Wählen Sie einen Kalender mit der Maus aus und halten Sie die Maustaste.
2. Ziehen Sie den Kalender an jene Position der Auswahlliste, an der dieser Kalender im Terminbuchungsportal gelistet werden soll und lassen Sie die Maustaste los.

• Die Reihenfolge der Auswahlliste wurde angepasst. Beim nächsten Öffnen des Terminbuchungsportals erscheinen die Kalender in geänderter Reihenfolge.

Bearbeiten

Im Bereich Konfiguration des Kalenders beschreiben Sie einen Kalender näher.

1. Wählen Sie einen Kalender der Auswahlliste aus, um diesen zu bearbeiten.
2. Vergeben Sie einen Namen, einen internen Namen, benennen Sie ggf. einen Standort und nehmen Sie die Adressangaben vor. Der interne Name sowie der Standort dienen lediglich der eigenen Dokumentation und werden nicht im Terminbuchungsportal abgebildet.
3. Jeder Kalender trägt eine interne und externe Bezeichnung. Die externe Bezeichnung (Name) erscheint im Buchungsportal, die interne Bezeichnung (Name Intern) im BASIS Kalender und in den Terminen eines Beschäftigten in BASIS. Beim Anlegen eines neuen Kalenders sind beide Bezeichnungen zunächst identisch.

Foto

Unter Foto haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Kalender ein Bild hinzuzufügen.

1. Klicken Sie auf oberhalb des Fotobereichs.
2. Es öffnet sich der Windows-Explorer, über den Sie eine Bilddatei (z. B. jpeg, png) auswählen.
3. Klicken Sie im Explorer auf [Öffnen].

• Das Bild wurde dem Kalender hinzugefügt und wird auf der Webseite angezeigt.
  
• Mit Klicken auf entfernen Sie ein zugewiesenes Bild.

Wenn Sie kein Bild angegeben haben, erscheint auf der Webseite das Standardbild:

Passiv setzen

Sie können einen Kalender passiv setzen. Ein passiver Kalender erscheint nicht mehr auf der Webseite.

• Aktivieren Sie dafür das Kontrollästchen Passiv.

Zeitbedarf ausblenden

Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, so wird auf der Webseite der Zeitbedarf für ein Terminprofil in diesem Kalender nicht angezeigt.

Feiertage

Über die Dropdownliste Bundesland auswählen können Sie Einstellungen der zu berücksichtigenden Feiertage vornehmen.

• Wählen Sie, ob bundesweite oder Feiertage eines Bundeslandes im Kalender berücksichtigt werden sollen.

Beispiel: Sie bieten einen Serientermin wöchentlich montags von 8 - 12 Uhr an. Fällt ein Feiertag auf einen Montag, so erscheint der Termin nicht auf der Webseite, sofern Sie diese Einstellung vorgenommen haben.

Firmen

Sie haben die Möglichkeit, einen Kalender auf die Benutzergruppen bestimmter Firmen oder Abteilungen zu beschränken. Nur den Beschäftigten der ausgewählten Einheiten wird dann nach deren Login der Kalender auf der Webseite angezeigt. Entscheidend dafür ist der eingestellte E-Betrieb. Sofern hier keine Firma oder Abteilung zugeordnet ist, ist der Kalender für alle Beschäftigte sichtbar.

Ob ein Kalender nur eingeschränkt zur Verfügung steht, erkennt man an einem farblich gekennzeichneten Button Zuordnen.

1. Klicken Sie auf [Zuordnen]. Es öffnet sich folgendes Fenster, über das Sie die Zuordnung vornehmen.
   
2. Markieren Sie eine Firma als Ganzes (Einheit der obersten Ebene) oder eine Abteilung (Untereinheit) einer Firma und klicken Sie auf die Pfeiltaste.

• Die Firma bzw. die Abteilung erscheint rechts in der Auswahlliste.
  Analog verfahren Sie, wenn Sie eine Firma aus der Auswahl wieder entfernen möchten.
• Markieren Sie die Firma in der Auswahlliste und klicken Sie anschließend auf den umgekehrten Pfeil.

Stornobestätigungen

Wenn ein Beschäftigter seinen Termin nach der Buchung aus der Bestätigungsmail heraus storniert, wird der Termin im Terminbuchungsportal wieder freigegeben und dessen Termineintrag im BASIS Kalender gelöscht. Mit Ihrem Eintrag einer Mailadresse im Eingabefeld Stornobestätigungen vergeben Sie ein E-Mailkonto, in dem alle Stornierungen gesammelt werden.

Erweiterte Einstellungen

Mit einem Klick auf [Einstellungen] öffnen Sie ein Dialogfenster für verschiedenen Einstellungen, die z.T. spezielle Lizenzerweiterungen erfordern. So z.B. die Einstellung der Synchronisation bei Benutzung des BASIS Terminbuchungsportals zusammen mit der Exchange Schnittstelle. Wenn diese Lizenz nicht vorhanden ist, ist hier keine Einstellung möglich. Ferner ist an dieser Stelle die

Terminbuchungsportal Grund-URL einzutragen. Diese wird verwendet bei allen Links in Einladungs-, Änderungs- und Erinnerungsmails.

Suchprofile

• Im Abschnitt Suchprofile wählen Sie Profile für fällige Untersuchungen und Impfungen über die jeweilige Dropdownliste aus.

Voreingestellt ist jeweils das Standardprofil, d. h. es werden alle fälligen

Untersuchungen / Impfungen für den definierten Zeitraum eines in BASIS erfassten Beschäftigten auf der Webseite angezeigt (hier rückwärts 90 Tage, vorwärts 360 Tage).

Suchprofile definieren

Die Suchprofile definieren Sie in BASIS über den Funktionskatalog Verwaltung | Fällige Untersuchungen bzw. Verwaltung | Fällige Impfungen, dort im Bereich Profileinstellungen.

Beispiel: Sie wünschen, dass nur bestimmte Untersuchungen über das Terminbuchungsportal angeboten werden. Sie definieren in den fälligen Untersuchungen eine Auswahl (Bereich Optionen | Untersuchungsprofile | Auswahl) und speichern Ihr Suchprofil. Anschließend ordnen Sie dieses Suchprofil dem Kalender zu.

Terminprofil und Zeitraum

1. Über die jeweilige Dropdownliste Terminprofil wählen Sie Terminprofile 26 , die als Vorlagen für die fälligen Untersuchungen bzw. Impfungen verwendet werden sollen.
2. Den Zeitraum, in dem nach fälligen Untersuchungen / Impfungen gesucht wird, können Sie über die Eingabefelder eingrenzen.
   Beispiel: Alle fälligen Untersuchungen im angegebenen Zeitraum heute -90 Tage bis heute 
   +360 Tage werden in das Terminbuchungsportal übertragen.

Allgemeine Einstellungen

Damit die Erstellung der Kalender so effizient wie möglich erfolgen kann, haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen. Unterschieden werden Terminprofile und E-Mailtexte, beide Teile sind voneinander abhängig.

E-Mailtexte / Mailbausteine

E-Mailtexte können für verschiedene Anlässe wie Einladungen, Stornierungen, etc. definiert werden. Die Definitionen nehmen Sie über die Voreinstellungen | Ausgaben | E-Mail vor. Diese E-Mailtexte können einmalig oder aber auch mehrfach für verschiedene Terminprofile verwendet werden.

Ein Mailbaustein kann in verschiedenen Sprachen (deutsch, englisch, französisch, spanisch) erstellt werden.

Mailbausteine anlegen und bearbeiten

• Klicken Sie auf , um einen neuen Baustein anzulegen.
• Um einen bestehenden Mailbaustein zu bearbeiten, markieren Sie diesen und klicken Sie im Anschluss auf . Alternativ Doppelklick auf den gewünschten Text in der Liste.
• In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Eingaben vornehmen, bzw. im Falle der Bearbeitung die entsprechenden Einträge editieren.
  
   

Variablen

Folgende Variablen stehen Ihnen über die Dropdownliste zur Auswahl:

E-Mailkonto

Wenn Sie aus BASIS heraus einen Terminbuchungsportal-Termin stornieren oder umbuchen, versendet BASIS automatisch eine E-Mail an den betreffenden Beschäftigten, sofern für die Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hierbei wird das im weiteren beschriebene E-Mailkonto verwendet. Dieses E-Mailkonto wird gleichermaßen auch für Erinnerungsmails (siehe Terminprofile ) benutzt.

• Öffnen Sie die Funktion Voreinstellungen | Ausgaben | E-Mail und markieren Sie links in der Liste Terminbuchungsportal. Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Einstellungen vornehmen:

Terminprofile

Terminprofile und Sammelprofile sind die Grundlage für Ihre Termintypen. Hier definieren Sie Ihre Angebote (Dienstleistungen). Dies können z. B. Impfungen, Augenuntersuchungen,
Ersthelfer-Kurse, etc. sein.

• Klicken Sie auf , um ein neues Terminprofil anzulegen.

• Um ein bestehendes Terminprofil zu bearbeiten, machen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Profil in der Liste.
• In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Eingaben vornehmen, bzw. im Falle der Bearbeitung die entsprechenden Einträge ändern.

Terminprofile löschen

• Mit Klicken auf können Sie Terminprofile entfernen. Hierbei erfolgen zwei Prüfungen.

Wird das Terminprofil in Termintypen verwendet? Diese Prüfung erfolgt ebenfalls kalenderübergreifend und es erfolgt ggf. eine Sicherheitsabfrage.

Dienstleistungskatalog

Der Dienstleistungskatalog beinhaltet alle angebotenen Dienstleistungen. Dies sind Terminprofile 26 sowie optionale Sammelprofile.

Sammelprofile sind Kollektive, die aus mehrerer Terminprofilen bestehen. Wie für Terminprofile können auch für Sammelprofile Geschäftszeiten angeboten werden (siehe Termintypen 33 ).

Bei einem Terminprofil kann innerhalb der definierten Geschäftszeit ausschließlich die eine Dienstleistung gebucht werden. Bei Sammelprofilen hingegen kann jede Dienstleistung, die Teil des Sammelprofils ist, gebucht werden.

Im gezeigten Beispiel sind im Sammelprofil „Sammler Untersuchung“ verschiedene Untersuchungsarten mit unterschiedlichen Zeitbedarfen enthalten.

• Klicken Sie auf [+], um weitere Sammelprofile anzulegen. Mit Klicken auf [-] entfernen Sie den ausgewählten Eintrag.

Termintypen

Termintypen beschreiben Einzel- oder Serientermine, mit denen Sie Ihre Dienstleistungszeiträume bzw. Öffnungs- / Geschäftszeiten abbilden. Termintypen basieren stets auf zuvor definierten Terminprofilen oder Sammelprofilen. Sie können beliebig viele Termintypen definieren.

Termine, die ein Datum bis besitzen, das in der Vergangenheit liegt, werden in grauer statt schwarzer Schrift in der Liste abgebildet.

Anfänglich werden abgelaufene Termine oder Terminserien nicht dargestellt. Erst nach Aktivierung des Kontrollkästchens inklusive Passive werden diese sichtbar.

Termintyp anlegen und bearbeiten

• Klicken Sie auf , um einen neuen Termintyp anzulegen.

• Um einen bestehenden Termintyp zu bearbeiten, machen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Typ in der Liste.
• In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Eingaben vornehmen, bzw. im Falle der Bearbeitung die entsprechenden Einträge ändern.
  

Es gelten folgende übergeordnete Regeln:

1. Wurden bereits Buchungen auf einem Termintyp vorgenommen, kann die Definition nur unter
   folgenden Voraussetzungen verändert werden:
   • eine Vergrößerung des Zeitraums eines Serientermins ist möglich
   • eine Verkürzung ist nur dann möglich, wenn keine Buchung außerhalb des neuen Zeitraums
     existiert
2. Ein Termintyp kann nur dann als Sperrzeit definiert werden, wenn darauf noch keine Buchung
   stattgefunden hat.

Termintyp löschen

Mit Klicken auf können Sie Termintypen entfernen. Hierbei erfolgt eine Sicherheitsabfrage, da
auf dem Termintyp möglicherweise bereits Termine gebucht wurden.