Beim Anlegen von Beschäftigten in BASIS – insbesondere bei der Nutzung von Datenimporten – kann es gelegentlich zur Anlage von Dubletten kommen. Eine Dublette liegt vor, wenn ein Beschäftigter mehrfach mit denselben grundlegenden Angaben (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum) im System erfasst wurde.
Wichtig: Eine Dublette wird nur erkannt, wenn die Daten exakt übereinstimmen. Zum Beispiel wird Klaus Meier nicht als Dublette von Klaus-Dieter Meier erkannt, auch wenn das Geburtsdatum identisch ist.
Wenn Sie vermuten, dass sich Dubletten im System befinden, können Sie diese wie folgt bereinigen. Dabei werden alle relevanten Inhalte aus beiden (oder mehreren) Datensätzen übernommen und zu einem Datensatz zusammengeführt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Übersicht öffnen
Öffnen Sie die „Übersicht Beschäftigte“ über den Funktionskatalog oder die Startseite. -
Dublettenbereinigung starten
In der rechten blauen Buttonleiste finden Sie die Funktion „Dublettenbereinigung“. Klicken Sie darauf. -
Suchkriterien festlegen
Im folgenden Fenster können Sie auf der linken Seite auswählen, welche Kriterien zur
Dublettensuche verwendet werden sollen. Standardmäßig sind Familienname, Vorname und Geburtsdatum ausgewählt – diese genügen in der Regel. -
Aktuelle Auswahl vs. Alle Datensätze
Wählen Sie aus dem Klappmenü „Suche (Aktuelle Auswahl) aus, ob Sie in den aktuell angezeigten Beschäftigten aus Ihrer Übersichtsliste oder in allen Datensätzen suchen möchten. -
Suche starten
Klicken Sie auf „Suche“, um die Dublettensuche zu starten.
Dublettengruppe auswählen
Wählen Sie eine Gruppe aus der Liste. Auf der rechten Seite sehen Sie nun eine tabellarische Gegenüberstellung der betroffenen Datensätze.
Vergleich und Auswahl
In der Spalte „Ergebnis“ sehen Sie, welche Feldinhalte beim Zusammenführen übernommen werden. Für jedes Feld kann nur ein Inhalt übernommen werden.
- Möchten Sie einen anderen Wert übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Inhalt und wählen anschließend mit der linken Maustaste „Eintrag übernehmen“.
Zusammenführung
Wenn alle gewünschten Felder korrekt übernommen wurden, klicken Sie auf „Zusammenführen“.
Löschbestätigung
Nach dem Zusammenführen werden Sie gefragt, ob der doppelte Datensatz gelöscht werden soll. Bestätigen Sie dies mit „Ja“, sofern gewünscht.
Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Dublettengruppen.
Sie können den Vorgang jederzeit abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie eine Zusammenfassung, wie viele Datensätze (z. B. Untersuchungen, Impfungen, Beratungen) zusätzlich zusammengeführt werden.
