Einführung

Es handelt sich um einen Systemverbund dreier Komponenten:

BASIS Middleware App

Die Komponenten sind nur im Systemverbund nutzbar.

Alle zwischen BASIS und der App übertragenen Daten werden verschlüsselt (E2EE: End-to-End Encryption). Die dabei verwendeten Schlüssel sind ausschließlich den Endgeräten, also BASIS und dem vom Beschäftigten verwendeten Endgerät bekannt.

Die BASIS Instanzen (on premise oder SaaS) werden nicht unmittelbar mit der App, sondern über die Middleware miteinander verbunden. Jede BASIS Instanz wird zunächst an der Middleware angemeldet. Die App wiederum verbindet sich bei der Registrierung mit der Middleware. So entsteht eine Entkopplung und die Middleware dient als Connector.

Jeder App-Nutzer kann ein oder mehrere Endgeräte verwenden, die jeweils registriert werden müssen. Die Verwendung der App ist durch einen PIN oder durch die Erfassung biometrischer Daten geschützt. Die App wird sowohl für iOS im Apple Store als auch für Android im Google Play Store kostenlos bereitgestellt.

Sofern einem Beschäftigten das Endgerät abhandenkommen sollte, ist dies anzuzeigen. In BASIS kann der weitere Zugriff gesperrt werden.

BASIS

Die App ist ausschließlich in Verbindung mit BASIS 6 verwendbar.

BGA Lizenz

Um die App nutzen zu können, ist die Lizenzerweiterung BGA (App Betriebliche Gesundheit) erforderlich.

Einrichtung der BGA Funktionen

Die Einrichtung erfolgt an mehreren Stellen in BASIS:

1. In den Voreinstellungen
2. In der Firmenstruktur
3. In der Beschäftigtenakte

Voreinstellungen

In den Voreinstellungen von BASIS 6 findet man die Funktion unter Module > BGA. Darin können zwei generelle Einstellungen „Antwortfrist für Fragebögen“ und „Stornofrist für Termine“ vorgenommen werden.

1. Sofern Fragebögen auf die App hochgeladen werden, sind diese bis zu einem vorgegebenen Datum zu beantworten. Anschließend kann der Fragenbogen nicht mehr beantwortet werden.
2. Vereinbarte Termine, die auf die App hochgeladen wurden, können nur bis zu dem eingestellten Datum storniert werden.

Hinweis: Da die Stornierungsfrist Bestandteil eines hochgeladenen Termins ist, gilt dies nicht retrospektiv.

Außerdem wird das noch verfügbare Kontingent sowie die Anzahl der bereits registrierten Beschäftigten angezeigt.

Firmenstruktur

In der Firmenstruktur erscheint bei vorhandener Berechtigung ein weiterer Reiter BGA. Die Einstellung der Berechtigung erfolgt über ein Gruppenrecht.

Auf dem Reiter BGA können BGA Gruppen angelegt und administriert werden. BGA Gruppen sind ähnlich wie Mandanten zu interpretieren.

Zunächst sind erforderliche BGA Gruppen anzulegen. Hierzu ist der Schalter BGA Gruppe zu betätigen. Mit [+] kann eine neue BGA Gruppe angelegt werden, mit dem Stift-Symbol kann die Bezeichnung der Gruppe geändert werden.

Bei bereits vorhandenen Gruppen kann mit [Verbundene Firmen] ermittelt werden, welche Firmen mit der BGA Gruppe verbunden sind. Löschen von BGA Gruppen ist nur möglich, wenn bisher keine Firmen damit verbunden wurden. Eine Umbenennung ist jederzeit möglich.

Nach der Erstellung der BGA Gruppen wird ausgewählten Organisationseinheiten, die an der Nutzung der App teilnehmen dürfen, jeweils eine BGA-Gruppe zugeordnet. Sofern es zu einer Organisationseinheit noch Untereinheiten geben sollte, kann die Zuweisung darauf ausgeweitet werden. Soll eine Zuweisung aufgehoben werden, ist das X neben der dargestellten Gruppe zu betätigen. Soll auch die Zuweisung für alle Untereinheiten aufgehoben werden, ist erneut die Vererbung auszulösen.

Indem man den Schalter [Aufrufen] betätigt, öffnet sich der Branding Editor in einem Browser. Hinweis: Diese Funktion steht erst ab der BASIS 6 Version 6.0.11 zur Verfügung.

Branding Editor

Dieser Editor dient dazu, Einstellungen für das Erscheinungsbild der BGA Gruppen festzulegen. In der Titelzeile des Branding Editors gibt es drei Funktionen:

• Um die Applikation zu schließen, ist der Button rechts oben zu betätigen.
• Von der Listenansicht der BGA Gruppen kann in eine Kachelansicht gewechselt werden, indem man den Schalter betätigt. Erneutes Betätigen dieses Schalters führt wieder zur Listendarstellung. In beiden Darstellungen kann nach einer speziellen BGA Gruppe gesucht werden.
• Um ein weiteres Kontingent zu erwerben, ist der Schalter Kontingent erwerben zu betätigen.

Die Beschriftung wechselt dann zu Dashboard.

Hier werden unterschiedliche Kontingente angeboten. Nach Auswahl des gewünschten Kontingents und Bestätigung der verbindlichen Bestellung wird diese ausgeführt.

Im Dashboard werden alle in der BASIS Instanz angelegten BGA Gruppen angezeigt. Neue BGA Gruppen werden im Abschnitt Neue BGA Gruppen und mit NEU gekennzeichnet angezeigt.

In der Spalte Benutzung in der Listenansicht befindet sich eine Statistik mit folgender Bedeutung: 

8 / 12 / 11 → 8 Beschäftigte / 12 angelegte Devices / 11 registrierte Devices

Die Bearbeitung der BASIS Instanz erfolgt durch Klicken auf den Namen der Instanz in der Spalte BASIS der Listenansicht. Hier können allgemeingültig Kontaktdaten hinterlegt werden, die als Vorlage für weitere angelegte BGA Gruppen verwendet werden.

Die Bearbeitung einer BGA Gruppe erfolgt durch Betätigung des Zahnrad-Symbols in der Spalte Aktion.

Bearbeitet werden können:

• die Hauptfarbe
  • Hintergrund
  • Schriftfarbe
• die Nebenfarbe
  • Hintergrund
  • Schriftfarbe
• die Kontaktinformationen (sofern diese von der Vorlage abweichen)

Außerdem kann das in der App erscheinende Logo ausgewählt werden. Alle Einstellungen werden nach dem Speichern in einer Vorschau dargestellt.

Beschäftigtenakte

In der Beschäftigtenakte befindet sich unter Person eine weitere Funktion BGA.

Bevor die App von Beschäftigten genutzt werden kann, ist das Endgerät (Smartphone) zunächst zu registrieren. Dafür erhält der Beschäftigte einen QR-Code, der mit der auf dem Endgerät vorhandenen BGA App gescannt wird. Daraufhin erfolgt das onboarding.

Der QR-Code wird in BASIS in der Beschäftigtenakte über die Funktion Beschäftigter > BGA erstellt.

Hierzu betätigt man den Schalter “+“ oberhalb der Liste. Es erscheint folgender Dialog:

Die BGA Gruppe ist voreingestellt. Sie entspricht dem mit der Firmenstruktur korrespondierenden Einsatzbetrieb. Sie muss zuvor angelegt worden sein. Ist dem Einsatzbetrieb des Beschäftigten keine BGA Gruppe zugeordnet (es fehlt damit die Angaben der Gruppe), kann kein QR-Code erstellt werden.

Ferner kann hier abweichend von den Vorgabewerten festgelegt werden, wie lange die Nutzung der App nach der Registrierung maximal möglich ist und bis wann mit dem QR-Code eine Aktivierung möglich ist. Sobald der QR-Code erstellt wurde, wird er am Bildschirm angezeigt. Er kann nun unmittelbar verwendet werden oder bspw. ausgedruckt und dem Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden.

In der Liste der Devices erscheint ein neu angelegtes Gerät zunächst mit der Bezeichnung „neues Gerät“ und dem Status „Angelegt“. Erst mit der Registrierung in der App wird die Typenbezeichnung des Devices übermittelt und der Status wechselt auf „Bestätigt“.

Im gezeigten Bespiel wurden für 6 Geräte QR-Codes erstellt. Einer der QR-Codes wurde bereits zur Registrierung des samsung SM-G980F verwendet.

Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste kann der QR-Code jedes Device jederzeit erneut dargestellt werden.

Um dem Beschäftigten den QR-Code zur Verfügung stellen zu können, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Der Beschäftigte scannt den QR-Code unmittelbar am Bildschirm mit der BGA App
2. Der BASIS Benutzer kopiert den QR-Code in die Zwischenablage (geht nicht bei BASIS Hosting/Citrix) und fügt diesen bspw. in eine E-Mail ein, die dem Beschäftigten zugesendet wird.
3. Erstellt einen Ausdruck über das Ausgabecenter mit der dafür erstellten Ausgabefunktion „BGA_Registrierung_QR-Code“.

Übersichtsliste der angelegten/bestätigten Devices

Im Funktionskatalog befindet sich die Funktion BGA. Diese stellt eine Übersichtsliste aller angelegten bzw. bereits bestätigten (registrierten) Devices dar. In der letzten Spalte der Tabelle steht der Status.

Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz in der Liste öffnet sich die Beschäftigtenakte und darin die Seite BGA.

Dokumente bereitstellen

Wichtig: Erst nach der Registrierung eines Devices besteht die Möglichkeit, dem Endgerät Dokumente zuzuweisen. Wenn für einen Beschäftigten mehrere Devices vorhanden sind, werden Dokumente allen registrierten Devices zugewiesen. Der Beschäftigte kann dann selbst entscheiden, mit welchem Endgerät er sich das Dokument anschauen möchte.

Um Dokumente bereitzustellen, sind einige Vorbereitungen zu treffen.

1. Ausgabefunktion(en) definieren

In den Voreinstellungen sind unter Ausgaben > Ausgabefunktionen Einstellungen vorzunehmen.

Eingabemasken / Beschäftigter

Achtung: nicht verwechseln mit: Übersicht / Beschäftigte

• Funktionsname eingeben
• Druckvorlage auswählen
• Ausgabe via KARTEI

Mit Ausgabe via Kartei wird "BGA o Karteieintrag senden" freigeschaltet und kann angehakt werden.

Alternativ kann eine bestehende Ausgabefunktion geklont und angepasst werden.

Beliebige weitere Ausgabewege, z.B. zusätzlich via Drucker, können ergänzt werden.

Eine BGA-Ausgabefunktion kann ebenso kontextbezogen sein. 

Beispiel: Beschäftigteneingabe > Stichverletzung.

Dann erscheint diese Ausgabefunktion nur aus dem Beschäftigtenmasken-Stichverletzung-Kontext. Kontextbezogene Ausgabefunktionen sind auch nur in diesem Kontext ausführbar.

Ist die Ausgabefunktion nicht kontextbezogen, ist sie in der Beschäftigteneingabemaske überall nutzbar. Die gesendeten Dokumente erscheinen beim BGA-Nutzer in der Rubrik/Kachel: Dokumente.

2. Ausgabefunktion(en) ausführen

Je nachdem welche Ausgabewege konfiguriert wurden, ist die Ausgabefunktion in dem passenden Icon im Cockpit ausführbar. Im Beispiel Stichbrief wurde die Ausgabefunktion nur via Kartei festgelegt. Daher ist diese Ausgabefunktion nur via Export-Schalter ausführbar.

Beispiel 1: kontextbezogene Ausgabe > Stichverletzung

Beispiel 2: Für Ausgabefunktionen, die an die BGA gesendet werden sollen, können auch Bescheinigungen konfiguriert werden.

Die gesendeten Bescheinigungen erscheinen beim BGA-Nutzer in der Rubrik/Kachel:

Bescheinigungen.

FAQ

Allgemein notwendige Voraussetzungen

1. Die BGA Lizenz ist vorhanden (und nicht abgelaufen, wenn terminiert)
2. Die BASIS Instanz ist an der Middleware registriert
3. Die Schnittstelle zur Middleware ist aktiv

Benutzerbezogene notwendige Voraussetzungen

1. Zuweisung von Benutzergruppen für
   1. Anlegen von BGA Gruppen in der Firmenstruktur 
      Pflege der BGA Gruppen
      Erwerb weiterer Kontingente
      → Berechtigung innerhalb einer Benutzergruppe auf
      
   2. Anlegen von Devices (QR-Codes zur Registrierung)
      → Berechtigung innerhalb einer Benutzergruppe