Hinweis zu Modulen und Schnittstellen
Erweitern Sie BASIS durch Module und Schnittstellen
Der Funktionsumfang von BASIS lässt sich durch lizenzpflichtige Module und Schnittstellen nach Ihrem Bedarf erweitern. Das hier beschriebene Modul bzw. die hier beschriebene Schnittstelle ist ein Beispiel dafür. Informationen finden Sie nicht nur hier in der Hilfe, sondern auch auf unserer Webseite unter Module und Schnittstellen.
Für alle Fragen rund um den Erwerb steht Ihnen unser Vertrieb gerne zur Verfügung!
Über die fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ermöglicht es, PDF-Dokumente digital zu signieren. Dabei wird ein digitales Zertifikat verwendet, das in BASIS hinterlegt und für den jeweiligen Benutzer konfiguriert wird. Die Signatur kann beispielsweise für ärztliche Bescheinigungen und sonstigen Schriftverkehr verwendet werden.
Das erforderliche Zertifikat muss separat beantragt werden. Die Antragstellung kann bei Bedarf auch durch Medisoft für den Kunden übernommen werden - wenden Sie sich bei Interesse einfach an unseren Vertrieb. Dafür werden persönliche Daten benötigt, die im Rahmen der Identitätsprüfung verifiziert werden, beispielsweise eine Kopie des Personalausweises.
Von der fortgeschrittene elektronische Signatur unterstützte Zertifikate
Zertifikatsformat: Erwartet wird ein Zertifikat mit privatem Schlüssel, z. B. als PKCS#12 (.p12/.pfx) oder als Zertifikat + Private Key im PEM-Format. Alternativ kann ein entsprechendes Zertifikat aus dem Windows-Zertifikatsspeicher verwendet werden.
Key Usage: Das Zertifikat muss für digitale Signaturen geeignet sein. In der Erweiterung Key Usage sollte digitalSignature oder nonRepudiation (contentCommitment) gesetzt sein. Ein Zertifikat, das beispielsweise ausschließlich für die Client-Authentifizierung vorgesehen ist, kann nicht zum Signieren von PDFs verwendet werden.
Vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle: Damit die Signatur beim Empfänger in gängigen PDF-Readern als vertrauenswürdig angezeigt wird, sollte das Zertifikat von einer anerkannten bzw. beim Empfänger vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt sein. Andernfalls kann die Signatur zwar technisch gültig sein, aber als nicht vertrauenswürdig angezeigt werden.
Nach der Einrichtung erfolgt die Signatur der PDF-Dokumente automatisch im Hintergrund. Je nach Konfiguration können die signierten PDF-Dateien zusätzlich mit einem Passwort geschützt und mit Einschränkungen, beispielsweise einem Druckverbot, versehen werden. Der zuständige Administrator kann für jede Vorlage festlegen, ob die Signatur durch den jeweiligen Arzt oder durch die Firma erfolgt.
Nachdem mindestens ein Zertifikat in den Voreinstellungen eingerichtet wurde, steht die elektronische Signatur in den Ausgabefunktionen, die PDF-Dateien erzeugen, als Option zur Verfügung:
Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur aufrufen
Um die Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur anzupassen, rufen Sie zunächst den Bereich Voreinstellungen in BASIS 6 auf. Suchen Sie dazu im Funktionskatalog nach „Voreinstellungen“ und öffnen Sie diesen Eintrag mit einem Klicken auf den Button OK. Anschließend wählen Sie in der hierarchischen Liste unter Module den Eintrag Digitale Signatur aus.
Den Funktionskatalog nutzen
Den Funktionskatalog nutzen
Über den Funktionskatalog können Sie viele Bereiche und Funktionen in BASIS direkt aufrufen. Um den Katalog zu öffnen, klicken Sie auf den Funktionskatalog-Tab:
Danach können Sie einen Eintrag auf folgende Arten auswählen:
- Im Suchfeld (1) einen Begriff eingeben und den gefundenen Eintrag in der Liste darunter auswählen
- Alternativ: Einen Listenpunkt aus der Liste (2) aufklappen und einen Eintrag auswählen
- Mit einem klick auf den Button OK bestätigen
Wie Sie Bereiche in BASIS per Tastatur-Kurzbefehl aufrufen oder den Funktionskatalog über die Tastatur bedienen können, erfahren Sie im Artikel Tastatur-Kurzbefehle in BASIS 6.
Der Tab Fortgeschritten enthält das Kontrollkästchen zur grundsätzlichen Aktivierung der Funktion sowie eine Liste der Benutzer, für die ein Zertifikat eingerichtet wurde. Darunter können die Einstellungen für den ausgewählten Benutzer getroffen werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aktiv: Schaltet die Funktion grundsätzlich ein oder aus.
Folgende Informationen und Optionen werden in Liste der Benutzer angezeigt:
| Benutzer | Zeigt den Benutzer an, für den die jeweilige Konfiguration gilt. |
| Zertifikat | Zeigt den Namen des Zertifikats an. |
| Cipher | Zeigt den vom Zertifikat verwendeten Verschlüsselungsalgorithmus an. Ein Cipher ist ein Verfahren, mit dem Daten verschlüsselt und wieder entschlüsselt werden. |
| Aktiv | Zeigt an, ob die Funktion fortgeschrittene elektronische Signatur für diesen Benutzer aktiv ist. |
Übersicht der Zertifikatsoptionen für einen Benutzer
Unterhalb der Benutzerliste können Sie die Einstellungen für den aktuell ausgewählten Benutzer bearbeiten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
| Benutzer (Nur Lesen) | Zeigt den Benutzer an, für den die Konfiguration gilt. |
| Aktiv | Legt fest, ob die elektronische Signatur für den ausgewählten Benutzer aktiviert ist. |
| Zertifikat (Nur Lesen) | Zeigt Informationen zum Zertifikat an, sofern diese in den Metadaten des Zertifikats enthalten sind. |
| Issuer (Nur Lesen) | Zeigt den Aussteller des Zertifikats an. |
| Valid | Zeigt den Gültigkeitszeitraum des Zertifikats an. |
| Cipher (Nur Lesen) | Zeigt den Cipher des Zertifikats an. BASIS überprüft dabei die Gültigkeit des Zertifikats. |
| Passwort (Bearbeitbar) | Enthält das zum jeweiligen Zertifikat gehörende Passwort. |
| Reason (Bearbeitbar) | Enthält optional den Grund beziehungsweise den Anlass für die Signatur, der in den Signaturinformationen des PDF-Dokuments angegeben werden kann. |
| Location (Bearbeitbar) | Enthält optional den Ort, an dem die Signatur erstellt wurde. |
| Contact (Bearbeitbar) | Enthält optional Kontaktinformationen des Signierenden. |
| Signer (Bearbeitbar) | Enthält optional die Angaben zur Person oder Stelle, die das Dokument signiert. |
Anleitung: Signatur-Konfiguration für einen Benutzer erstellen
In den Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur können Sie unter dem Tab Fortgeschritten die Signatur-Konfiguration für einen neuen Benutzer erstellen:
- Klicken Sie oben rechts über der Benutzerliste auf das Plus-Icon +.
- BASIS öffnet ein Dialogfenster. Wählen Sie den Benutzer aus, für den eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
- Nach der Bestätigung mit OK öffnet sich automatisch ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die Zertifikatsdatei für die digitale Signatur des Benutzers auswählen.
- Nehmen Sie anschließend die weitere Konfiguration in den Feldern unterhalb der Liste vor. Geben Sie beispielsweise das für das Zertifikat erforderliche Passwort ein.
Anleitung: Signatur-Konfiguration für einen Benutzer ändern
In den Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur können Sie unter dem Tab Fortgeschritten die Signatur-Konfiguration für einen bestehenden Benutzer ändern:
- Klicken Sie den gewünschten Benutzer in der Liste einmal an.
- Bearbeiten Sie die Konfiguration in den Feldern unterhalb der Benutzerliste.
Anleitung: Signatur-Konfiguration für einen Benutzer löschen
In den Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur können Sie unter dem Tab Fortgeschritten die Signatur-Konfiguration für einen bestehenden Benutzer löschen:
- Klicken Sie den gewünschten Benutzer in der Liste einmal an.
- Klicken Sie oben rechts über der Benutzerliste auf das Minus-Icon −.
- Bestätigen Sie die Abfrage zum Löschen der Konfiguration mit Ja.
Anleitung: Ein Zertifikat von RC40- auf AES-256-Verschlüsselung umstellen
Wenn Sie bereits über ein gültiges Zertifikat verfügen, das noch den älteren RC40-Verschlüsselungsstandard verwendet, können Sie es direkt in BASIS auf AES-256 umstellen. Für das digitale Signieren von PDF-Dateien ist ein Zertifikat mit AES-256-Verschlüsselung erforderlich.
Die Umstellung erfolgt in den Voreinstellungen für die fortgeschrittene elektronische Signatur. Dabei wird Ihr vorhandenes Zertifikat in ein Zertifikat mit AES-256-Verschlüsselung konvertiert.
- Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Benutzer, dessen Zertifikat Sie umstellen möchten.
- Klicken Sie auf den Knopf Cert. convert. Das Zertifikat wird konvertiert.
Optionen für signierte PDFs
Sie können Passwörter zum Öffnen und Ändern der PDF-Datei sowie Bearbeitungsrechte und Metadaten der digital signierten PDFs anpassen.
Dokumentberechtigungen
Die Kontrollkästchen oben links unter dem Tab Sonstiges in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur legen fest, welche Rechte der Benutzer, der die PDF-Datei öffnet, besitzt.
| Erlaubt dem Nutzer, das signierte PDF auszudrucken. | |
| Ändern | Erlaubt dem Nutzer, den Inhalt des signierten PDFs zu bearbeiten oder Änderungen am Dokument vorzunehmen. |
| Kopieren | Erlaubt dem Nutzer, Inhalte aus dem signierten PDF zu kopieren. |
| Extract | Erlaubt dem Nutzer, Seiten oder Inhalte aus dem signierten PDF zu extrahieren und anderweitig zu verwenden. |
| Assemble | Erlaubt dem Nutzer, Seiten des signierten PDFs neu anzuordnen sowie Seiten hinzuzufügen, zu entfernen oder mit anderen Dokumenten zusammenzuführen. |
Angaben zum PDF
Sie können gängige Metaangaben der digital signierten PDF-Dateien anpassen. Dazu doppelklicken Sie in der Liste Angaben zum PDF unter dem Tab Sonstiges in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur auf den Wert, den Sie ändern möchten. Es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie diesen Wert bearbeiten und mit OK bestätigen können.
Wenn Sie Metaangaben in der Liste leer lassen, setzt BASIS einige Werte wie zum Beispiel Producer und Titel selber, sofern diese im Moment der PDF-Erstellung Verfügbar sind - es handelt sich dabei aber oft um technische Angaben zur PDF-Engine oder dem 4D Write Pro Dokument während der Erstellung.
Passwortschutz des PDFs
Als Passwort, das zum Lesen des digital signierten PDFs benötigt wird, kann entweder die Postleitzahl des Beschäftigten oder ein eigenes Passwort genutzt werden.
Anleitung: Die Postleitzahl des Beschäftigten als Passwort verwenden
Damit BASIS automatisch die Postleitzahl des Beschäftigten als Passwort für ein digital signiertes PDF verwendet, wählen Sie die Option PLZ oben rechts unter dem Tab Sonstiges in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur aus. Wenn für einen Beschäftigten keine Postleitzahl in BASIS eingetragen wurde, wird die Datei ohne Passwortschutz gespeichert.
Anleitung: Ein eigenes Passwort für digital signiertes PDFs verwenden
Wählen Sie in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur unter dem Tab Sonstiges bei Passwort zum Lesen des PDFs die Option Fest und geben Sie das gewünschte Passwort in das entsprechende Feld ein. Anschließend werden die digital signierten PDFs mit dem hinterlegten Passwort geschützt.
Anleitung: Ein eigenes Passwort für digital signiertes PDFs nicht mehr verwenden
Wurde in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur unter dem Tab Sonstiges bei Passwort zum Lesen des PDFs die Option Fest gewählt und ein Passwort hinterlegt, kann dieses einfach entfernt werden. Anschließend werden ungesicherte PDFs erstellt, auch wenn die Option Fest weiterhin ausgewählt bleibt.
Wasserzeichen
Sie können ein Bild als Wasserzeichen wählen, das auf jeder Seite des digital signierten PDFs angezeigt wird. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie den Empfänger darauf hinweisen möchten, dass dieses Dokument digital signiert ist.
Anleitung: Ein Wasserzeichen für digital signierte PDFs einrichten
Um ein Wasserzeichen für digital signierte PDFs zu verwenden, wählen Sie in den Voreinstellungen des Moduls Digitale Signatur unter dem Tab Sonstiges bei Wasserzeichen über den Button ... die gewünschte Bilddatei aus.
Unterstützt werden die Formate JPEG, PNG, BMP, TIFF und GIF.
Tipp: PNG-Bilder unterstützen Transparenz im Wasserzeichen
Da das Wasserzeichen über den Inhalt des Dokuments gelegt wird, entfernt BASIS selbstständig einen ggf. vorhandenen weißen Hintergrund. Der Text des Wasserzeichens hat jedoch in der Regel eine Deckkraft von 100 Prozent, sofern die Bilddatei keine abweichenden Werte vorgibt. Dadurch können darunterliegende Informationen verdeckt werden.
Wenn Sie in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm dem Text des Wasserzeichens (bzw. der Ebene, auf der sich der Text befindet) eine Deckkraft von weniger als 100 Prozent geben und die Bilddatei im Format PNG exportieren bzw. speichern, wird die Transparenz des Textes in das digital signierte PDF übernommen.
