Ich lege einen Termin im BASIS Kalender an. Wird dieser im Terminbuchungsportal angezeigt?

Voraussetzungen dafür, dass er dort angezeigt wird, sind:

1. Der Termin wird in einem der Kalender innerhalb des BASIS Kalenders angelegt.
2. Der Status des Kalenders steht nicht auf passiv.
3. Der Kalender ist für die im Buchungsportal eingeloggte Person freigeschaltet.
4. Nur in der Ansicht Vorgesetzter des Terminbuchungsportals wird der Termin als belegt dargestellt.

Warum erscheint eine fällige Untersuchung weiterhin auf der linken Seite des Terminbuchungsportals, obwohl ich schon einmal einen Termin gebucht habe?

Im Bereich Terminierung bei fälligen Untersuchungsprofilen ist das Optionsfeld Keine Berücksichtigung eingestellt.

Es wird empfohlen, ein neues Profil für das Terminbuchungsportal anzulegen.

Was ist zu beachten, wenn der Beschäftigte bei der Registrierung eine ungültige E-Mailadresse angibt oder der Beschäftigte die Registrierung nicht bestätigt?

Der in BASIS angelegte Beschäftigte verbleibt drei Tage lang in der Datenbank und wird danach automatisch gelöscht. Bei einem erneuten Versuch einer Registration, die noch nicht aktiviert wurde, wird die Aktivierungsmail erneut versendet.

Kann ein Kalender nur für bestimmte Firmen / Abteilungen (in der Firmenstruktur) oder für ausgewählte Beschäftigte freigegeben werden?

Ja, Kalender können für bestimmte Firmen / Abteilungen freigegeben werden. Eine Freigabe für ausgewählte Beschäftigte ist nicht vorgesehen.

Was passiert, wenn im Terminprofil keine Standarddauer eingestellt wird?

Es wird eine Standarddauer von 15 min. angezeigt oder die Untersuchungsdauer aus dem Untersuchungsprofil verwendet, sofern diese dort definiert ist.

Die E-Mailadresse eines Beschäftigten ändert sich. Kann er das Terminbuchungsportal weiterhin nutzen?

1. In BASIS ist ein automatisierter Personalstammdaten-Import eingestellt. Wird hierbei die E-Mailadresse übertragen, bleibt das Portal weiter für den Beschäftigten zugänglich. Wird die E-Mailadresse nicht übertragen, ist diese manuell in BASIS zu ändern.
2. In BASIS ist kein automatisierter Personalstammdaten-Import eingestellt. Die E-Mailadresse ist manuell in BASIS zu ändern. Erfolgt die Änderung nicht, muss sich der Beschäftigte im Terminbuchungsportal neu registrieren. Dies führt zu einer Dublette, die anschließend in BASIS zu bereinigen ist.

Ändert sich das Passwort eines Beschäftigten bei Verwendung einer Personalstammdaten-Importfunktion?

Nein.

Ein Beschäftigter ist in BASIS angelegt, aber die E-Mailadresse fehlt. Was passiert, wenn sich der Beschäftigte anschließend im Terminbuchungsportal registriert?

Es wird eine Dublette des Beschäftigten angelegt, da die E-Mailadresse zur Authentifizierung verwendet wird.

Zusatzfrage: Kann man Dubletten vermeiden?

Das geht nur, wenn die E-Mailadressen der Beschäftigten in BASIS gepflegt werden.

Mailtexte werden nur deutschsprachig versendet, obwohl der Beschäftigte die englischsprachige Oberfläche des Terminbuchungsportals gewählt hat. Woran liegt das?

Die E-Mailtexte können in BASIS mehrsprachig gepflegt werden. Sollte man keinen englischsprachigen Text eingetragen haben, wird automatisch der deutschsprachige Text verwendet.

Können sich Beschäftigte, die in BASIS den Status passiv haben, auch am Terminbuchungsportal anmelden?

Nein. Der Status eines Beschäftigten wird bei der Authentifizierung geprüft.

Als BASIS Benutzer habe ich einen Termin gelöscht oder verschoben, der Beschäftigte hat aber keine E-Mail erhalten. Woran kann das liegen?

1. Für den BASIS Benutzer ist kein E-Mail-Konto eingestellt.
2. Die E-Mail liegt im Spam-Ordner des Beschäftigten.

Welche Lizenzen stehen wofür?

Notwendige Voraussetzung für die Nutzung des Terminbuchungsportals:

BASIS Terminbuchungsportal

• Lizenz für die Möglichkeit, in BASIS Kalender anlegen / definieren zu können.
  Hinreichende Voraussetzung für die Nutzung des Terminbuchungsportals ist mindestens eine der folgenden Lizenzen:

Terminbuchungsportal Beschäftigte

• Lizenz für die Buchungsfunktion durch Beschäftigte

Terminbuchungsportal HR

• Lizenz für die Buchungsfunktion durch Mitarbeiter der Personalabteilung 
  Registrierungs- und Buchungsmöglichkeit für Dritte, z. B. im Falle von Einstellungsuntersuchungen, Familienmitgliedern, etc.

Terminbuchungsportal Vorgesetzte/Teamleiter

• Lizenz für die Buchungsfunktion durch Vorgesetzte
  Buchung für sich selbst und für die Teammitglieder gemäß BASIS Organisationsstruktur

Welche Prüfungen erfolgen bei einer Terminbuchung?

Bevor eine Buchung angelegt wird, werden mehrere Prüfungen durchgeführt. Nur wenn alle Prüfungen erfolgreich verlaufen, erfolgt die Buchung und eine Buchungsbestätigung wird versendet.

Prüfung 1:

Gibt es bereits eine Buchung (einen Kalendereintrag) mit gleichem Terminprofil für den Beschäftigten innerhalb des im Terminprofils definierten Buchungszyklus?

Hierbei erfolgt die Suche in allen Kalenderterminen.

Beispiel: Terminprofil mit Buchungszyklus = 7 und bereits vorhandene Buchung am: 18.01.2019

• Neue Buchungsanfrage nur möglich im Zeitfenster vor dem 11.01.2019 und nach 25.01.2019.

Prüfung 2:

Überschneidet sich ein neu anzulegender Kalendereintrag (weitere Buchung) mit einem bereits existierenden Termin des Beschäftigten?

Die Suche erfolgt unabhängig im Terminprofil und in allen Kalendereinträgen, also auch Kalendereinträgen ohne Bezug zu einem Terminbuchungsportal.

Beispiel: Vorhandener Kalendereintrag am 15.01.2019 von 10-11 Uhr. Es soll eine weitere Buchung am 15.01.2019 von 9:00-10:15 Uhr erfolgen.

• Die Buchung erfolgt nicht, da eine Überschneidung festgestellt wird.

Prüfung 3:

Gibt es noch genügend freie Plätze im Zeitraum für den Termintyp?

Beispiel: Termintyp mit den Eigenschaften Zeitraster ignorieren und maximale Anzahl 12.

Ist die Anzahl der noch freien Plätze größer oder gleich der benötigten Plätze (1 + ggf. Anzahl der zusätzlichen Teilnehmer)

• Wenn ja, wird die Buchung akzeptiert.

Prüfung 4:

Gibt es bereits eine Buchung mit gleichem Terminprofil am selben Tag mit überschneidendem Zeitraum (von/bis) innerhalb des gleichen Terminbuchungsportals?

• Wenn nicht, wird die Buchung akzeptiert.

Im Gegensatz zu der Prüfung 2 erfolgt die Suche nicht mit Bezug zum Beschäftigten, sondern mit Bezug zum Terminbuchungsportal und Terminprofil. Es wird also geprüft, ob der Zeitraum grundsätzlich noch buchbar ist. Eine solche Situation kann entstehen, wenn kurz hintereinander zwei Beschäftigte versuchen, den gleichen Termin zu buchen. Der erste Beschäftigte erhält eine Bestätigung, der zweite eine Ablehnung.

Sie möchten gerne Termine des gleichen Terminprofils anlegen, die sich zeitlich überschneiden, also z. B. ein Termin von 13:30 bis 14:30 Uhr und ein weiterer Termin von 14:00 bis 15:00 Uhr. Wie gehen Sie dafür vor?

1. Legen Sie den ersten Termintyp von 13:30 bis 14:30 Uhr an.
2. Legen Sie den weiteren Termintyp von 14:00 bis 15:00 Uhr an.

• Bei beiden Termintypen nehmen Sie die Einstellungen Zeitraster ignorieren und Max. Anzahl = 1 vor.

Sofern Sie das Kontrollkästchen Zeitraster ignorieren nicht aktivieren, werden die beiden Termintypen im Terminbuchungsportal als ein gemeinsamer Termin dargestellt werden.