Problem
Für Dokumente, die BASIS als PDF ausgibt, beispielsweise per E-Mail oder in die Beschäftigtenakte, möchte ich die Dateinamen nach einem bestimmten Schema aufbauen, zum Beispiel:
Muster_Max_Bescheinigung_Vorsorge_Datum.pdf
Lösung
Die Dateinamen von PDF-Dateien können Sie in den Voreinstellungen im Bereich Ausgabefunktionen festlegen. Rufen Sie die Voreinstellungen auf, indem Sie im Funktionskatalog nach “Voreinstellungen” suchen und den Eintrag aufrufen. Anschließend wählen Sie in der hierarchischen Liste unter Ausgaben den Punkt Ausgabefunktionen aus.
Öffnen Sie die gewünschte Ausgabefunktion mit einem Doppelklick. Das Fenster, das sich öffnet, kann je nach Art der Ausgabefunktion leicht unterschiedlich aussehen. Wählen Sie anschließend in diesem Fenster in der Liste Vorlagen den Typ aus, den Sie bearbeiten möchten. Im Eingabefeld Dateiname legen Sie das gewünschte Namensschema fest. Über das Menü Variablen können Sie Variablen einfügen, die bei der Ausgabe von BASIS automatisch mit den aktuellen Werten gefüllt werden.
An der Stelle, an der die Einfügemarke im Eingabefeld Dateiname steht, wird bei der Auswahl eines Eintrags im Menü Variablen die entsprechende Variablen sind an den umschließenden doppelten spitzen Klammern erkennbar.
Folgende Variablen können Sie über das Menü Variablen direkt einfügen:
| Variable | Beschreibung |
| <<Beschaeftigter-Anrede>> | Anrede des Beschäftigten |
| <<Beschaeftigter-Titel>> | Titel des Beschäftigten |
| <<Beschaeftigter-Name>> | Nachname des Beschäftigten |
| <<Beschaeftigter-Vorname>> | Vorname des Beschäftigten |
| <<Beschaeftigter-Geburtsdatum>> | Geburtsdatum des Beschäftigten |
| <<Beschaeftigter-Identifikation>> | Identifikation des Beschäftigten |
| <<Datum>> | Aktuelles Datum |
| <<Uhrzeit>> | Aktuelle Uhrzeit |
Der Eintrag Variabler Feldbezug im Menü Variablen ermöglicht es erfahrenen Anwendern, weitere Werte aus Tabellen der Datenbank einzufügen.
Um einen Dateinamen nach dem Schema Muster_Max_Bescheinigung_Vorsorge_Datum.pdf zu erhalten, müssen Sie also folgendes im Eingabefeld Dateiname schreiben:
<<Beschaeftigter-Name>>_<<Beschaeftigter-Vorname>>_Bescheinigung_Vorsorge_<<Datum>>
Die Dateiendung .pdf darf nicht mit angegeben werden, da diese von BASIS automatisch vergeben wird.
Gut zu wissen
Wird ein PDF-Dokument über einen Druckertreiber erstellt, legt der Druckertreiber den Dateinamen fest.
Handelt es sich bei der Ausgabefunktion, die Sie bearbeiten möchten, um eine Systemeinstellung, ist diese schreibgeschützt. Sie können die Systemeinstellung einfach duplizieren und anschließend die Kopie bearbeiten.
