Rahmenbedingungen
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stärkt die Interessen der Personen, deren Daten gespeichert und verarbeitet werden. Bisher waren im Wesentlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten, nun sind auch gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen zu berücksichtigen.
BASIS unterstützt bei der Überwachung von Löschfristen für verschiedenste Vorgänge und die Daten können auch voll- oder teilautomatisiert aus der Datenbank entfernt werden.
Wichtige Artikel der Datenschutzgrundverordnung
Die Anforderungen der DSGVO hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten ergeben sich insbesondere aus den folgenden Artikeln:
- Artikel 13: Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten
- Artikel 15: Auskunftsrecht der betroffenen Person
- Artikel 17: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
- Artikel 20: Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht zur Ausführung der Löschroutine
Wird die Löschroutine nicht automatisch, sondern manuell von einem Benutzer ausgeführt, muss dieser Benutzer die Rechte für die Ausführung der Funktion „Löschroutine” haben.
Um einem Benutzer das Recht zur Ausführung der Löschroutine zu geben, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Voreinstellungen auf, indem Sie im Funktionskatalog nach „Voreinstellungen“ suchen.
Den Funktionskatalog nutzen
Den Funktionskatalog nutzen
Über den Funktionskatalog können Sie viele Bereiche und Funktionen in BASIS direkt aufrufen. Um den Katalog zu öffnen, klicken Sie auf den Funktionskatalog-Tab:
Danach können Sie einen Eintrag auf folgende Arten auswählen:
- Im Suchfeld (1) einen Begriff eingeben und den gefundenen Eintrag in der Liste darunter auswählen
- Alternativ: Einen Listenpunkt aus der Liste (2) aufklappen und einen Eintrag auswählen
- Mit einem klick auf den Button OK bestätigen
Wie Sie Bereiche in BASIS per Tastatur-Kurzbefehl aufrufen oder den Funktionskatalog über die Tastatur bedienen können, erfahren Sie im Artikel Tastatur-Kurzbefehle in BASIS 6.
- In den geöffneten Voreinstellungen wählen Sie in der hierarchischen Liste unter dem Punkt Rollen und Rechte den Eintrag Benutzergruppen
aus. Anschließend wählen Sie die Benutzergruppe aus, der der Benutzer angehört, dessen Berechtigung Sie bearbeiten möchten. - Jetzt können Sie im Bereich Funktionen unter dem Punkt Datenpflege
das Recht zur Ausführung der Funktion Löschroutine 
setzen oder entfernen.
Voreinstellungen für die Löschroutine
Vor der Verwendung der Löschroutine müssen die Voreinstellungen entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens bzw. der Benutzer eingerichtet werden. Im Bereich Löschroutine der Voreinstellungen werden die gewünschten Löschfristen festgelegt. Das Definieren oder Ändern von Löschfristen ist nur Benutzern möglich, die über das entsprechende Gruppenrecht verfügen.
Um die Voreinstellungen der Löschroutine anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Voreinstellungen auf, indem Sie im Funktionskatalog nach „Voreinstellungen“ suchen.
Den Funktionskatalog nutzen
Den Funktionskatalog nutzen
Über den Funktionskatalog können Sie viele Bereiche und Funktionen in BASIS direkt aufrufen. Um den Katalog zu öffnen, klicken Sie auf den Funktionskatalog-Tab:
Danach können Sie einen Eintrag auf folgende Arten auswählen:
- Im Suchfeld (1) einen Begriff eingeben und den gefundenen Eintrag in der Liste darunter auswählen
- Alternativ: Einen Listenpunkt aus der Liste (2) aufklappen und einen Eintrag auswählen
- Mit einem klick auf den Button OK bestätigen
Wie Sie Bereiche in BASIS per Tastatur-Kurzbefehl aufrufen oder den Funktionskatalog über die Tastatur bedienen können, erfahren Sie im Artikel Tastatur-Kurzbefehle in BASIS 6.
- In den geöffneten Voreinstellungen wählen Sie in der hierarchischen Liste unter dem Punkt System den Eintrag Löschroutine .
- Über die Tabelle Lösch-Aktionen nehmen Sie die Definitionen für die Löschung zu den Datenkategorien vor (Aufbewahrungsdauer und Lösch-Bedingung).
A |
Was ist zu löschen | Name des zu löschenden Dateityps. Die Einträge entsprechen denen der hierarchischen Liste in der Beschäftigtenmaske. (Nicht editierbar) |
B |
Kommentar | Eingabefeld für einen beliebigen Text. Klicken Sie in die Zelle der Tabelle, um einen Kommentar zu hinterlegen. |
C |
Aufbewahrungsdauer | Angabe in Jahren. Klicken Sie in die Zelle der Tabelle und geben Sie einen Zahlenwert an, nach dessen Ablauf in Jahren dieser Dateityp gelöscht werden soll. |
D |
Lösch-Bedingung | Gibt das Bezugsdatum an, anhand dessen die Daten zur Löschung ermittelt werden. Die erste Zeile besitzt einen Sonderstatus. Hier wird unterschieden zwischen gesetzlichen Löschfristen für den Betriebsärztlichen Dienst und Vorgaben in einer Sozialberatung. |
Löschausführung
Manuelles Ausführen der Löschroutine
Um die Löschroutine manuell auszuführen und die ermittelten Daten zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Löschroutine auf, indem Sie im Funktionskatalog nach „Löschroutine“ suchen.
Den Funktionskatalog nutzen
Den Funktionskatalog nutzen
Über den Funktionskatalog können Sie viele Bereiche und Funktionen in BASIS direkt aufrufen. Um den Katalog zu öffnen, klicken Sie auf den Funktionskatalog-Tab:
Danach können Sie einen Eintrag auf folgende Arten auswählen:
- Im Suchfeld (1) einen Begriff eingeben und den gefundenen Eintrag in der Liste darunter auswählen
- Alternativ: Einen Listenpunkt aus der Liste (2) aufklappen und einen Eintrag auswählen
- Mit einem klick auf den Button OK bestätigen
Wie Sie Bereiche in BASIS per Tastatur-Kurzbefehl aufrufen oder den Funktionskatalog über die Tastatur bedienen können, erfahren Sie im Artikel Tastatur-Kurzbefehle in BASIS 6.
- BASIS ermittelt die zu löschenden Daten und stellt diese in einer Trefferliste dar.
- Klicken Sie in der blauen Buttonleiste auf unwiederbringlich löschen.
- In einer Sicherheitsabfrage müssen Sie das Löschen durch Eingabe eines angezeigten Bestätigungscodes bestätigen und auf Ja klicken, um die Daten endgültig zu löschen.
Automatische Löschungen
BASIS kann in einem frei definierbaren Intervall automatisch nach Datensätzen suchen, deren Löschfrist abgelaufen ist. Die gefundenen Datensätze werden in der Trefferliste der Löschroutine bereitgestellt. Die eigentliche Löschung erfolgt jedoch weiterhin manuell durch einen Benutzer.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Funktion Automatische Löschungen zu aktivieren:
- Öffnen Sie die Voreinstellungen und wählen Sie in der hierarchischen Liste den Eintrag Löschroutine.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Löschungen aktiv .
- Tragen Sie im Eingabefeld Intervall der Suchfunktion für zu löschende Datensätze den gewünschten Zeitraum ein, in dem BASIS automatisch nach zu löschenden Datensätzen suchen soll.
BASIS führt die Suche nach zu löschenden Datensätzen anschließend automatisch in den festgelegten Intervallen aus und stellt alle gefundenen Datensätze in der Trefferliste der Löschroutine zur manuellen Löschung bereit. Die Benachrichtigung erfolgt per Wiedervorlage an die Benutzer, die in der Liste Benachrichtigungen per Wiedervorlage an eingetragen sind. Neue Benutzer können Sie mit einem klick auf das Plus-Icon recht oben über der Liste hinzufügen.
Vollautomatisches Löschen
Für das vollautomatische Löschen aktivieren Sie zusätzlich zu den Angaben beim automatischen Löschen noch das Kontrollkästchen Vollautomatisches Löschen . BASIS wird nun im definierten Intervall die Suche nach zu löschenden Daten selbstständig durchführen und die ermittelten Daten löschen.
Abweichende Löschfristen für bestimmte Untersuchungen festlegen
In den Voreinstellungen der Löschroutine wird üblicherweise für Untersuchungen eine Löschung nach 10 Jahren definiert, da dies der generellen Aufbewahrungspflicht entspricht. Für einige spezielle Untersuchungen, wie z. B. beim Strahlenschutz, gelten andere gesetzliche Bestimmungen. Um diesen Regularien Rechnung zu tragen, lassen sich in den Untersuchungsprofilen die Löschdefinitionen differenzieren.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Löschfrist über ein Untersuchungsprofil festzulegen:
- Rufen Sie die den Bereich Untersuchungsprofil auf, indem Sie im Funktionskatalog nach „Untersuchungsprofile“ suchen und den Eintrag aufrufen.
Den Funktionskatalog nutzen
Den Funktionskatalog nutzen
Über den Funktionskatalog können Sie viele Bereiche und Funktionen in BASIS direkt aufrufen. Um den Katalog zu öffnen, klicken Sie auf den Funktionskatalog-Tab:
Danach können Sie einen Eintrag auf folgende Arten auswählen:
- Im Suchfeld (1) einen Begriff eingeben und den gefundenen Eintrag in der Liste darunter auswählen
- Alternativ: Einen Listenpunkt aus der Liste (2) aufklappen und einen Eintrag auswählen
- Mit einem klick auf den Button OK bestätigen
Wie Sie Bereiche in BASIS per Tastatur-Kurzbefehl aufrufen oder den Funktionskatalog über die Tastatur bedienen können, erfahren Sie im Artikel Tastatur-Kurzbefehle in BASIS 6.
- Wählen Sie das Untersuchungsprofil aus, in dem Sie eine abweichende Löschfrist festlegen möchten.
- Im Tab Allgemein befinden sich die Eingabefelder Löschfrist und Beschäft. Alter , über die Sie Anpassungen für die Löschung vornehmen können:
Löschrist: Alle Untersuchungen, deren Untersuchungsdatum älter als die im Untersuchungsprofil angegebene Löschfrist ist, landen in der Trefferliste für die Löschung.
Beschäft. Alter: Wenn das Kontrollkästchen „Beschäft. Alter“ aktiviert ist, landen alle noch verbliebenen Untersuchungen, sofern der Beschäftigte das Mindestalter gemäß DSGVO-Definition erreicht hat, in der Trefferliste für die Löschung.
Angabe 0 Jahre
Die Angabe 0 Jahre bedeutet, dass diese Regel nicht berücksichtigt wird.
Grenzwerte für das Löschen von Beschäftigten festlegen
Die Definition für das Mindestalter eines Beschäftigten nehmen Sie im Bereich Grenzwerte für das Löschen von Beschäftigten in den Voreinstellungen der Löschroutine vor. Dort können Sie auch die Aufbewahrungsdauer nach dem Tod bzw. nach dem Austritt eines Beschäftigten definieren. Die Bezüge dafür stellt BASIS zu den Feldern verstorben am bzw. Austrittsdatum der Beschäftigtenmaske her. Liegen diese Angaben vor und sind Regeln definiert, greifen diese Einstellungen als übergeordnete Regeln.
Nutzung der Löschroutine zusammen mit der BASIS Schnittstelle Server-Upload
Ist in den Voreinstellungen unter Schnittstellen → Server-Upload im Eingabefeld Laptop-/Server-Nr. ein anderer Wert als 0 eingetragen, wird die Löschroutine nicht im Bereich Voreinstellungen angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass es durch die Verwendung der Löschroutine während der Synchronisation zu inkonsistenten Daten kommt, wenn die Schnittstelle Server-Upload genutzt wird.
Weitere Informationen
EU-Verordnung 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung) in EUR-Lex
