Die Funktion wird aus historischen Gründen als Fließtext-Export bezeichnet. Der Begriff kann zwar den Eindruck erwecken, dass lediglich unformatierter Text exportiert wird, tatsächlich erhalten Sie jedoch eine vollständige Browseransicht der Akte - inklusive Filterfunktion und Anhängen. Damit eignet sich der Export ideal für die Übergabe einer Behandlungsakte an Beschäftigte, die Einsicht in ihre Akte nehmen oder deren Herausgabe verlangen, sowie für die digitale Archivierung.
Schritte für den Fließtext-Export einer Beschäftigtenakte
- Öffnen Sie die Beschäftigtenmaske für den Beschäftigten, dessen Akte Sie als Fließtext exportieren möchten
- Klicken Sie in der hierarchischen Liste auf Fließtext (1)
- Klicken Sie im Anschluss im Cockpit auf das Icon Exportieren (2) und wählen im angezeigten Menü den Punkt Fließtext aus. Wenn Sie den Fließtext-Export zum ersten mal nutzen, werden Sie nach einem Speicherort für den Export gefragt. Für den nächsten Export merkt sich BASIS dieses Ausgabepfad.
- Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie die zu exportierenden Informationskategorien durch Klicken in die erste Spalte an- und abwählen können:
- Nachdem Sie die zu exportzierenden Kategorien ausgewählt haben, Klicken Sie zum Export auf OK.
- Ein Ordner mit der Bezeichnung Name, Vorname und Geburtsdatum des Beschäftigten wird erstellt. In diesem Ordner befinden sich Dateien und Unterordner. Besonders relevant sind dabei:
Anhänge – in diesem Ordner befinden sich alle Anhänge entsprechend der Karteikarte. Das bedeutet z. B. alle Bescheinigungen, Briefe, PDFs usw.
Index.html – diese Datei können Sie mit einem Browser öffnen und haben dann eine identische Ansicht und Funktion wie im Fließtext in BASIS. - Die Exportierte Beschäftigtenakte wird im Windows Explorer angezeigt, sofern in den Voreinstellungen unter Ausgaben → Ausgabegeräte der Haken bei Ausgabepfad nach Export anzeigen gesetzt ist.
Gespeicherte Ausgabepfade ändern
Sie können den gespeicherten Pfad in den Voreinstellungen unter Ausgaben → Ausgabegeräte in der Liste Gespeicherte Ausgabepfade sehen und wieder entfernen - BASIS fragt Sie nach dem Entfernen eines Pfades bei nächsten Export erneut nach dem Speicherort.
Export mehrere Beschäftigtenakten auf einmal
Den Export können Sie auch auf mehrere Beschäftigte ausweiten, so dass beispielsweise auch die Probandenakten ganzer Firmen oder Abteilungen in einem Vorgang exportiert werden.
- Wählen Sie im Bereich Beschäftigte die Beschäftigten aus, deren Akten Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie im Anschluss im Cockpit auf das Icon Exportieren und wählen im angezeigten Menü den Punkt Fließtext aus.
- Alle nachfolgenden Schritte orientieren sich an dem weiter oben beschriebenem Export einer Beschäftigtenakte
Weitere Verwendung des exportierten Ordners
Der exportierte Ordner kann nun direkt über einen externen Datenträger gesichert bzw. abgespeichert, oder aber auch über andere Wege transferiert werden. Beachten Sie bitte bei allen Arten der Sicherung und Weitergabe an die DSGVO und die Wünsche und Vorgaben des Empfängers der Daten.
